Administrateur – Services fiduciaires aux entreprises/Administrator – Corporate Trust

En tant qu'administrateur, vous ferez partie intégrante d'une équipe de spécialistes qui assurent des solutions efficaces et efficientes aux entreprises clientes en matière de services fiduciaires.

Responsabilités:

Fournir aux Services fiduciaires aux entreprises un soutien technique et administratif optimal pour l'établissement des dossiers (p. ex. s'assurer que le client est établi dans « Gestion de Dossiers »).
Distribuer chaque mois toutes les versions préliminaires des factures, et s'assurer que toutes les corrections sont communiquées au Service national de la facturation.
Ranger chaque jour les dossiers de correspondance dans la chambre forte du Service et s'assurer que les dossiers complétés sont envoyés aux archives.
S'assurer que les registres de fiducie (« Records of Trust »), la feuille des présences et la liste des dossiers non facturés sont constamment à jour.
Commander les fournitures de bureau nécessaires et demander les services de maintenance appropriés pour le photocopieur/les imprimantes.
Coordonner la certification des résolutions de Computershare et du Montréal Trust, en français et en anglais.
Extraire et retourner des fichiers archivés au besoin, et assurer un suivi rapide des fichiers qui peuvent et doivent être retournés.
Chercher et distribuer tous les avis reçus par les Bureaux de la publicité des droits et le RDPRM.
Assurer un soutien aux activités du Service, ce qui comprend la coordination de la préparation des formulaires d'impôt, le classement, les envois postaux, le remplacement de personnes en vacances et d'autres projets au besoin.
S'occuper des dépôts et des retraits dans Cosmos Assets (system interne).
Créer de nouvelles entrées dans le système CART (system interne).
Demander des certificats de conformité aux clients émetteurs.
Préparer des dépôts pour divers revenus.
Préparer le rapport trimestriel des actifs sous administration.
Préparer le rapport des défauts et des litiges.
Créer un calendrier des absences pour le Service.
Profile :

Bonne connaissance avec Excel;
Excellentes aptitudes en communication, en français et en anglais;
Capacité de travailler avec les chiffres;
Capacité de travailler sous pression;
Débrouillardise;
Souci du détail;
Connaissance de Microsoft Word;
Avoir des connaissances de base en comptabilité est un atout.
Connaissance des services fiduciaires aux entreprises est un atout;





Administrator - Corporate Trust

As administrator you will be part of a team of specialists who provide effective and efficient trust services solutions to our client businesses.

Responsibilities:

Provide the Corporate Trust Department with optimum technical and administrative support for file set-up (e.g. ensuring the client is set up on \"Gestion de Dossiers\").
Distribute all draft invoices on a monthly basis, ensuring that all corrections are communicated to the National Billing Unit
File the correspondence and docket files in the department vault on a daily basis and ensure that finished business files are sent to archives
Ensure that the Records of Trust , the attendance sheet and the \"Files not Billed\" list is consistently kept up-to-date
Order the necessary office supplies and that the proper maintenance is ordered on the photocopier/printers.
Coordinate the certification of Computershare and Montreal Trust Corporate Resolutions in French and English
Retrieve and return archived files when necessary including prompt follow up on files that can and should be returned
Research and distribute all notices received by the land registry offices and the RDPRM
Provide support to department activities, including coordinating the preparation of tax forms, filing, mail, vacation backup, and other projects as they arise
Handle deposits and withdrawals on Cosmos Assets (internal systems)
Create new diary entries on the CART system (internal systems)
Request certificates of compliance from issuer clients
Prepare deposits for miscellaneous revenues
Prepare quarterly asset under administration report
Prepare default and litigation report
Create absence calendar for the department
Profile:

Good Excel knowledge
Excellent communication in both French and English
Ability to work with numbers
Ability to work under pressure
Resourcefulness
Detail-oriented
Knowledge of Microsoft Word
Knowledge of basic accounting would be an asset
Knowledge of Corporate Trust business: would be an asset
Advertised:15 Jul 2011 Eastern Standard Time
Closing date:29 Jul 2011 11:55pm Eastern Standard Time


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http://careers.computershare.com
and look for job number: 757020